WordやExcelの文書を開こうとして競合したときに誰が使っているかを知る方法

会社でファイルサーバーに置いてあるWordやExcelのファイルを開こうとしたら、他の誰かが既に開いていて開けないことがあります。または読み取り専用でしか開けないとか。この時「誰が使っているんじゃ!!」ということになりますが、表示されるのは「Windowsユーザーが使っている」とか出てきます。せめて誰が使っているかわかれば「xxさん、ファイル閉じて~」と言えるのですが。

ここは、ちょっと職場の皆さんに協力してもらってOffice製品(WordやExcel)の設定をしましょう。Office製品に自分自身の名前を登録して、既に開かれているファイルを開こうとしたときに「木澤朋和が使っています」と表示してくれます。(その後、ファイルを閉じて譲ってくれるかは別ですが(^_^;))

まず、Excelを起動します。

オプションをクリックします。

「全般」の「Microsoft Officeのユーザー設定」の「ユーザー名」に自分の名前を記入して、[OK]ボタンをクリックします。

これだけで競合したときに相手の方にあなたがファイルを使用中であることが表示されます。Excel(またはWordでもPowePointでも)いずれかのOffice製品で一回だけ設定すればすべてのOffice製品に反映されます。1分もかかる作業ではないので、職場の皆さんに展開してみてください。少しは仕事のストレスが減るでしょう。(^_^;)よかったらこの記事のリンクをそのまま展開していただいてもいいです。

まあ、Excelを共有設定にすればいいとかいう話もあるかと思いますが、テーブルを設定していたりすると共有設定できませんしね。

最近はOneDriveやSharPointにファイルを置くことが多くなり、そういうことは起きなくなってくるでしょうけど。まあ、ファイルサーバーにみんなでファイルを置くのはなくならないと思いますので、是非やってみてください。