会社でファイルサーバーに置いてあるWordやExcelのファイルを開こうとしたら、他の誰かが既に開いていて開けないことがあります。または読み取り専用でしか開けないとか。この時「誰が使っているんじゃ!!」ということになりますが、表示されるのは「Windowsユーザーが使っている」とか出てきます。せめて誰が使っているかわかれば「xxさん、ファイル閉じて～」と言えるのですが。
ここは、ちょっと職場の皆さんに協力してもらってOffice製品(WordやExcel)の設定をしましょう。Office製品に自分自身の名前を登録して、既に開かれているファイルを開こうとしたときに「木澤朋和が使っています」と表示してくれます。(その後、ファイルを閉じて譲ってくれるかは別ですが(^_^;))
まず、Excelを起動します。
オプションをクリックします。
「全般」の「Microsoft Officeのユーザー設定」の「ユーザー名」に自分の名前を記入して、[OK]ボタンをクリックします。
これだけで競合したときに相手の方にあなたがファイルを使用中であることが表示されます。Excel(またはWordでもPowePointでも)いずれかのOffice製品で一回だけ設定すればすべてのOffice製品に反映されます。1分もかかる作業ではないので、職場の皆さんに展開してみてください。少しは仕事のストレスが減るでしょう。(^_^;)よかったらこの記事のリンクをそのまま展開していただいてもいいです。
まあ、Excelを共有設定にすればいいとかいう話もあるかと思いますが、テーブルを設定していたりすると共有設定できませんしね。
最近はOneDriveやSharPointにファイルを置くことが多くなり、そういうことは起きなくなってくるでしょうけど。まあ、ファイルサーバーにみんなでファイルを置くのはなくならないと思いますので、是非やってみてください。
著者情報
- Microsoft MVP for Windows and Devices(Windows,Surface)
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Microsoft MVPを14年間連続受賞している木澤朋和です。WindowsやSurfaceをはじめとしたパソコンやデジタルガジェットに関する情報を発信しています。ポッドキャスト番組やYouTube動画配信で、Microsoft製品や技術の魅力をお伝えするコンテンツを配信中です。マイクロソフト関連の勉強会で登壇もしています。さらに、製品レビューのご依頼も随時受け付けていますので、お気軽にご相談ください。
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