操作手順書を作る

今回は操作手順書のお話です。ちょっとお仕事絡みの話なんですが、設定書とか手順書とか作る機会が多くて、それなりに作るんですが、それを使う側からすれば今ひとつ不親切だったりする場合があって作る側と使う側とのギャップが感じられるときが多々あります。

 つい先日もここら辺の行き違いから仕事上問題が起きたりしました。というか過去にもこの手の問題は起こしていたんですが。相手は顧客ではなく身内のSEだったりするので、作る側からすれば、「必要最低限の事柄を指定すればよかろう」と考えるのですが、使う側からすれば「パッと見てパッと操作できて間違いがないもの」が必要となるんでしょう。現実問題、顧客先で限られた時間でササッと終わらせて離脱したいものです。私も使う立場ということでは、社内システムのNotesのセットアップやIP電話のセットアップなどで情報システム部門から手順書をもらって設定することがあります。こちらはWindowsのスタートメニューのクリックの仕方から、画面一つ一つを丁寧に説明しています。日々のメインの業務ではないのでこんなことにいちいち時間をかけていられないので、とりあえず動くようにしてくれと考えるとすべてド素人向けに画面キャプチャ入りの説明書があった方がいいというか必要となります。とはいえ、私は使う側にスキルを求めるのですが、この議論は平行線でおそらく上記のような使う側の立場になるとこのまま平行線であろうと考えます。

 ただ、画面入りの手順書を作るというのはすげー面倒な話です。ウィンドゥやダイアログを表示させてAlt+PrintScreenキーでクリップボードに取り込んでWordに画面を貼り付けて作図機能で2ポイントくらいの赤丸をつけてそこに解説を入れます。作っていてもう勘弁してくれと思っちゃいますけどね。そんなところにClick!レコーダーというソフトを見つけました。これはWindowsの画面操作を記録して、実際操作した部分に赤枠とマウスの絵を入れて画面を保存してくれます。しかも、各操作の内容をテキストでも表示してくれます。例えば、「[アプリケーション] メニューの [プログラム]-[Norton Internet Security]-[Norton Internet Security] をクリックします。」とか「[広告ブロック] テキストボックス をクリックします。」という感じです。しかも、これをHTMLやWordの文書にして出力してくれます。試しに何もプログラムを起動していない状態からアプリケーションを立ち上げ操作して終了させるという操作を記録して手順書にしてWord形式で出力させました。「[スタート] ボタン でマウスの左ボタンを押します。」から手順書を作ってくれます。凄く便利なソフトですね。今はお試し版を使っていますが、価格は5,250円で、これも自腹かなぁ・・・。というわけで、私同様に手順書作成にお困りの方はお試しください。相変わらず面倒なんだけどかなりの手間が省けると思います。

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